A mobilização de terceiros é um item que merece especial atenção aos tomadores de serviços. É fundamental abordar com atenção os riscos trabalhistas, as normas de segurança do contratante e assegurar uma integração eficaz dos funcionários terceirizados.

A contratação de terceiros pode expor a empresa contratante a responsabilidades trabalhistas. No Brasil, a legislação prevê a responsabilidade solidária e subsidiária, o que significa que, em caso de descumprimento das obrigações trabalhistas por parte do terceiro, a empresa contratante pode ser responsabilizada. Portanto, é crucial garantir que o terceiro esteja em conformidade com todas as obrigações.

Assegurar que o terceiro ofereça condições de trabalho adequadas e respeite os direitos dos trabalhadores é fundamental para evitar litígios e sanções. Além da mobilização, verificar se o terceiro cumpre com todas as obrigações acessórias mensais, como pagamento de salários, férias e contribuições previdenciárias, é uma prática recomendada.
Estabelecer processos de monitoramento regulares para garantir que o terceiro esteja em conformidade com as leis trabalhistas é essencial. Isso inclui a revisão de documentos e práticas.

É vital que os terceiros sigam as normas de segurança estabelecidas pelo contratante. Isso inclui o cumprimento de procedimentos e regulamentos para garantir um ambiente de trabalho seguro e proteger tanto os funcionários do terceiro quanto da empresa contratante.

Os funcionários terceirizados devem receber treinamento adequado sobre as políticas e procedimentos de segurança do contratante. Isso garante que eles estejam cientes das práticas e saibam como agir em emergências.
É fundamental para garantir que eles compreendam os riscos, regras e obrigações e se ajustem ao ambiente de trabalho da empresa contratante. Fornecer orientação clara e recursos adequados ajuda na adaptação e na realização das tarefas de forma eficiente.

Estabelecer canais de comunicação abertos e eficientes entre os funcionários terceirizados e a equipe interna facilita a coordenação das atividades e a resolução de problemas. Isso também contribui para um melhor entendimento das expectativas e objetivos.

Envolver os funcionários terceirizados na cultura e nos valores da empresa contratante pode promover um ambiente de trabalho colaborativo. Isso inclui compartilhar a missão, visão e valores da empresa e garantir que todos estejam alinhados com os princípios organizacionais.

Os benefícios incluem a mitigação de riscos trabalhistas, redução de mortes e acidentes na operação, conformidade com as normas de segurança e saúde ocupacional, além de integrar adequadamente os funcionários terceirizados à cultura da empresa. Com uma abordagem cuidadosa, é possível maximizar os benefícios e minimizar os desafios associados à mobilização de terceiros.

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Nesta semana falaremos sobre o Acordo de Nível de Serviço, mais conhecido como SLA (Service Level Agreement), que é um componente crucial em contratos de prestação de serviços críticos. O SLA estabelece expectativas claras entre o fornecedor e o cliente, detalhando os níveis de serviço esperados, como tempo de resposta, disponibilidade e qualidade. Serve como uma ferramenta de controle, garantindo que o fornecedor atenda aos padrões estabelecidos e oferecendo uma base para resolução de problemas caso esses níveis não sejam atingidos.

A implementação de um SLA bem definido é vital por várias razões:
Clareza e Transparência: O SLA remove ambiguidades sobre as obrigações do fornecedor, especificando claramente os requisitos e as expectativas de desempenho. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos futuros.
Monitoramento e Avaliação: Com indicadores claros, o SLA permite que tanto o fornecedor quanto o cliente monitorem o desempenho do serviço. Facilita a identificação de áreas de melhoria e assegura que os serviços sejam prestados conforme o contratado.
Base para Penalidades e Incentivos: Em casos de descumprimento dos termos do SLA, o contrato deve prever penalidades, como multas, descontos ou valores unitários confome a qualidade do serviço prestado. Por outro lado, o SLA pode também incluir incentivos para quando os serviços ultrapassam as expectativas.
Mitigação de Riscos: Um SLA bem elaborado reduz os riscos associados à prestação de serviços, pois obriga o fornecedor a cumprir com um padrão mínimo de qualidade, protegendo assim os interesses do cliente.

Entendendo o Processo de Glosa em Contratos

Glosa é o termo usado para se referir à recusa de pagamento de uma parte ou da totalidade de uma medição realizada pelo fornecedor devido ao não cumprimento das condições estabelecidas no contrato, especialmente as relacionadas a pagamentos acima dos serviços prestados em determinado período. O processo de glosa é um direito do cliente e ferramenta importante para assegurar que valores medidos e pagos indevidamente, sejam descontados/restituídos pelo fornecedor.
Alguns motivos pelos quais uma glosa pode ocorrer:

Faturamento Indevido: Caso o fornecedor emita uma fatura por serviços não prestados ou prestados de forma inadequada, o cliente pode glosar esses valores.
Documentação Incompleta ou Incorreta: A falta de documentação necessária para comprovar a prestação do serviço ou a existência de erros na documentação pode levar à glosa.
A criação de um contrato robusto, com SLAs bem definidos e mecanismos claros para aplicações de glosas, é essencial para uma relação comercial saudável e de sucesso. Assim, ambas as partes podem focar na colaboração e no atingimento dos objetivos acordados, com segurança jurídica e financeira.

Na EQP, implementamos este processo junto à Célula de Gestão de Contratos, alinhando suas decisões com objetivos estratégicos e fortalecendo sua posição no mercado.

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O primeiro processo que iremos abordar é o planejamento da demanda. Esta função crucial garante que a quantidade certa de serviços esteja disponível para atender às necessidades da companhia. Este processo envolve a previsão da demanda futura, permitindo à empresa planejar e gerenciar sua produção, estoque e cadeia de suprimentos de maneira eficiente.

Definição
O planejamento da demanda é o processo de estimar a quantidade de um produto ou serviço que serão necessários durante um período específico. Este planejamento baseia-se em análises de dados históricos, tendências de mercado, previsões econômicas e outras informações relevantes .

Benefícios

· Redução de Custos: Ao prever com precisão a demanda, as empresas podem evitar contratos desnecessários, compras excessivas e necessidades spot, resultando em custos elevados.
· Eficiência Operacional: Facilita a programação de produção e a gestão de recursos, permitindo operações mais suaves e eficientes.
· Melhoria na Gestão de Inventário: Ajuda a manter níveis de estoque adequados, evitando tanto a escassez quanto o excesso de produtos e comodities.
· Aumento da Lucratividade: Com uma melhor correspondência entre necessidade e demanda, as empresas podem maximizar a produção e evitar paradas desnecessárias.

Principais aspectos:

· Competitividade no Mercado: Empresas que conseguem prever e atender à demanda de forma eficiente têm uma vantagem competitiva sobre aquelas que não conseguem.
· Complexidade da Cadeia de Suprimentos: Em cadeias de suprimentos complexas e globais, o planejamento da demanda é essencial para coordenar as atividades entre diversos fornecedores.
· Mitigação de Riscos: Ajuda a mitigar os riscos associados à variabilidade da demanda, como perdas financeiras.
· Tomada de Decisões Informada: Fornece dados e insights que são críticos para a tomada de decisões estratégicas.
· Alinhamento Organizacional: O planejamento da demanda alinha as metas e as operações de diferentes departamentos dentro da organização, desde marketing e vendas até produção e finanças.

Na EQP, implantamos o Planejamento da Demanda junto à Célula de Gestão de Contratos, ajudando as empresas a equilibrar a oferta e a demanda e melhorar o desempenho financeiro geral, economizando até 4% do gasto anual com contratos. Além disso, garantimos uma gestão eficaz das operações e da cadeia de suprimentos.

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Desta vez, falaremos sobre o processo de "Make or Buy", um tema de relevante em toda empresa de grande porte. Uma análise estratégica utilizada para auxiliar na tomada de decisão, sobre produzir internamente (“Make”) ou comprar externamente (“Buy”) serviços.

Essa decisão pode impactar significativamente a eficiência operacional, os custos, e a competitividade de uma empresa. Vamos explorar os principais aspectos, e benefícios:

Principais Aspectos de "Make or Buy"

· Custo: Comparar o custo de executar um serviço internamente com o custo de contrata-lo de fornecedores. Isso inclui custos diretos e indiretos, como materiais, mão de obra, manutenção e custos de oportunidade.
· Qualidade: Produzir internamente pode permitir um maior controle sobre a qualidade dos serviços. No entanto, fornecedores especializados podem oferecer produtos de alta qualidade devido à sua experiência e tecnologias avançadas.
· Capacidades e Competências: A decisão depende das competências internas da empresa e de sua capacidade de produção. Se a empresa não possui expertise em uma área específica, pode ser mais eficiente contratar de um fornecedor que tenha essa especialização.
· Flexibilidade e Tempo de Resposta: Contratar de fornecedores pode oferecer maior flexibilidade e rapidez.
· Risco: Contratar externamente envolve riscos associados a atrasos, problemas de qualidade e dependência de fornecedores. Produzir internamente pode mitigar esses riscos, mas envolve riscos próprios, como interrupções de produção.
· Inovação: Fornecedores externos podem estar mais atualizados com as últimas inovações e tecnologias, permitindo à empresa acesso a produtos de ponta.

Benefícios de Implantar o Processo "Make or Buy"

· Eficiência Operacional: Um processo bem conduzido pode levar à redução de custos através da identificação de oportunidades para otimizar a produção ou negociação com fornecedores.
· Concentração de Recursos: Permite que a empresa se concentre em suas competências principais, terceirizando atividades que não são centrais ao seu negócio.
· Padronização e Controle: Com um bom equilíbrio entre “Make” e “Buy”, a empresa pode garantir altos padrões de qualidade tanto internamente quanto através de fornecedores confiáveis.
· Adaptação Rápida: Facilita uma rápida adaptação às mudanças de mercado e demandas dos clientes, através de parcerias estratégicas com fornecedores inovadores.
· Diversificação de Riscos: Ao equilibrar a produção interna e a compra externa, a empresa pode mitigar riscos associados à cadeia de suprimentos e produção.

Na EQP, implantamos o processo de “Make or Buy” junto à Célula de Gestão de Contratos, permitindo que as empresas alinhem suas decisões com seus objetivos estratégicos, fortaleçam sua posição competitiva no mercado e tenham ganhos financeiros.

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A definição de escopo é essencial para o sucesso de grandes empresas, pois estabelece objetivos, entregáveis e limites, guiando todas as atividades subsequentes na Gestão de Contratos. Estudos indicam que uma má definição de escopo resulta em uma perda média de 1% do valor global do contrato, destacando a importância de um escopo bem definido.

Principais aspectos do processo:
· Entendimento do Contrato: Compreender as necessidades e objetivos da empresa, analisando as expectativas dos stakeholders e definindo claramente o problema ou oportunidade que o contrato visa resolver
· Alinhamento com Stakeholders: Envolver todas as partes para garantir compreensão comum dos objetivos e resultados esperados
· Clarificação dos Resultados: Estabelecer claramente os entregáveis do contrato
· Critérios de Aceitação: Definir os critérios para avaliar a conclusão bem-sucedida dos entregáveis e SLAs
· Definição do Escopo: Identificar o que está incluído e excluído no contrato para evitar o "escopo creep" (aumento não controlado do escopo)
· Estimativas Realistas: Utilizar dados históricos e benchmarking para criar estimativas realistas de tempo e custo
· Declaração de Escopo: Elaborar um documento detalhado que descreva o escopo e obter aprovação dos stakeholders


Benefícios do processo implantado: · Visão Compartilhada: Oferece uma compreensão clara do contrato para todos os stakeholders, facilitando o alinhamento e reduzindo conflitos
· Alocação Eficiente: Melhora o planejamento das necessidades e direciona recursos e esforços de maneira eficaz, reduzindo a carga de trabalho no gerenciamento da contratação
· Identificação de Riscos: Facilita a gestão antecipada de riscos e minimiza surpresas durante a contratação
· Prevenção de Escopo Creep: Limites bem definidos ajudam a evitar mudanças não controladas e garantem que o contrato permaneça dentro do escopo aprovado
· Economia de Custos: Reduz a probabilidade de exceder o orçamento aprovado
· Entrega de Resultados de Qualidade: Garante que os entregáveis atendam aos critérios de qualidade e expectativas dos stakeholders


Um escopo bem definido assegura alinhamento entre stakeholders, otimização de recursos e entrega de projetos com qualidade, pontualidade e dentro do orçamento.
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O Processo de acompanhamento da contratação é crucial para garantir que as partes envolvidas estejam alinhadas e que o escopo tenha sido claro o suficiente para permitir que as propostas apresentadas sejam aderentes as necessidades da empresa. Neste contexto, o papel do Gestor, Fiscal e Analista de Contratos é fundamental para o sucesso.

Responsável por garantir que o contrato seja cumprido conforme acordado, o Gestor tem uma visão ampla do projeto, assegurando que as partes envolvidas compreendam seus papéis. Atua como o ponto central de comunicação entre as partes, resolvendo dúvidas e conflitos que possam surgir. Sua atuação é essencial para garantir que o projeto se mantenha dentro do escopo e prazo definido. Responsável por revisar o contrato, o Analista deve garantir que todos os termos estejam claros e sem ambiguidades. Assegurar que o contrato contenha as informações necessárias, como: Escopo, Entregáveis, Formas de medição (precificação e QQP), SLAs e Multas.

O Fiscal monitora a execução do contrato no dia a dia, atuando próximo às atividades operacionais e garantindo que as entregas sejam feitas conforme o estabelecido. Também é responsável por assegurar que os SLAs sejam cumpridos e, caso haja descumprimento, acionar as medidas previstas no contrato, como aplicação de multas.

Conforme abordado anteriormente, o escopo deve estar claramente definido, pois detalha o que será entregue, em que prazo e a que custo. Serve como base para o acompanhamento do contrato, e permite que os envolvidos monitorem as entregas.

Os entregáveis são os produtos, serviços ou resultados que serão fornecidos ao longo da execução do contrato. Devem estar claramente definidos e quantificados no contrato. A definição precisa dos entregáveis é crucial para que o contrato possa ser avaliado de forma objetiva.

O contrato deve prever mecanismos claros para medir o desempenho do fornecedor. Isso inclui critérios para avaliação dos entregáveis, como: Qualidade, Prazo e Conformidade com os requisitos. Também é importante que o contrato estabeleça como será feito o pagamento, especificando se será com base em marcos de entrega, percentual de conclusão, valor fixo ou outra forma acordada.

Os SLAs definem os níveis de serviço que devem ser cumpridos pelo fornecedor. São fundamentais para garantir que a qualidade do serviço esteja de acordo com o esperado. Caso os SLAs não sejam cumpridos, o contrato deve prever a aplicação de multas ou outras penalidades.

O acompanhamento rigoroso do processo comercial, incluindo a revisão das propostas técnicas e a criação do contrato é essencial para o sucesso de qualquer projeto. A atuação eficiente dos envolvidos e aplicação de ferramentas é indispensável para assegurar que todas as partes cumpram suas obrigações.

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A base de toda gestão eficiente e consistente está em pilares sólidos, e nós, da EQP, não fazemos diferente. Desenvolvemos uma sistemática própria, implementada com sucesso em mais de 180 células ao redor do mundo, fundamentada nos princípios essenciais de “comprar o necessário”, "ter um contrato adequado", “receber pelo comprado” e “pagar pelo recebido”.

Embora esses conceitos possam parecer simples e diretos, a sua execução torna-se um desafio significativo, especialmente em grandes organizações, onde há um alto volume de contratos, gestão descentralizada e, frequentemente, gestores sem o treinamento ou a expertise necessária.

Nosso modelo foi concebido e moldado para facilitar o gerenciamento e o controle, por meio da implementação de processos padronizados, procedimentos personalizados, indicadores de desempenho (KPIs) automáticos, treinamentos e especializações para os envolvidos. Garantindo assim maior agilidade e uniformidade.

A integração desses pilares, cada um com sua especificidade, assegura que a empresa tenha total visibilidade e previsibilidade sobre sua base de contratos, serviços e fornecedores, mitigando riscos, melhorando a eficiência e gerando economias que podem alcançar até 4% dos gastos anuais em contratos de serviços.

Nas próximas semanas, discutiremos detalhadamente os benefícios da implementação de cada módulo da gestão de contratos.

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Na EQP, acreditamos que a gestão eficiente de contratos requer atenção meticulosa a aspectos fundamentais. Com mais de 180 implantações bem-sucedidas globalmente, nossa metodologia é baseada em 4 pilares: "contratar somente o necessário", "possuir um contrato adequado", "receber pelo contratado" e "pagar somente pelo recebido". Esses pilares são essenciais, especialmente em grandes organizações com alto volume de contratos e gestão descentralizada.

Quais são, então, os principais aspectos na Gestão de Contratos que derivam desses princípios?
1. Digitalização e Tecnologia: Utilizar softwares avançados e assinaturas eletrônicas para melhorar a gestão contratual
2. Transparência e Compliance: Garantir conformidade rigorosa com regulamentações e padrões éticos, promovendo total transparência nas negociações e execução dos contratos
3. Gestão de Riscos: Identificar, avaliar e mitigar proativamente riscos legais, financeiros e operacionais
4. Negociação e Renegociação: Demonstrar habilidade para negociar termos favoráveis e adaptar contratos às mudanças econômicas
5. Sustentabilidade (ESG): Incluir cláusulas para promover práticas sustentáveis e responsabilidade social corporativa nos contratos
6. Análise de Desempenho: Monitorar continuamente o cumprimento de obrigações contratuais e otimizar processos
7. Flexibilidade e Adaptabilidade: Ajustar contratos conforme necessidades e mudanças de mercado
8. Gestão de Custos: Identificar oportunidades de economia através de renegociações, revisões de cláusulas e otimização de recursos
9. Colaboração e Stakeholders: Envolver todas as partes interessadas desde a identificação da necessidade de contratação até o encerramento para garantir alinhamento e eficiência
10. Cultura de Conformidade e Ética: Promover uma cultura organizacional que valorize a conformidade legal e ética em todas as fases da gestão de contratos

Esses pilares orientam como cada aspecto deve ser abordado, assegurando total visibilidade e previsibilidade sobre sua base de contratos, serviços e fornecedores, e garantindo mitigação de riscos, eficiência e economias que podem alcançar até 4% dos gastos anuais em contratos de serviços.

Nos próximos posts, discutiremos detalhadamente os cuidados necessários na gestão de contratos.

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A boa governança e a responsabilidade social são pilares fundamentais para empresas e são a base do sucesso empresarial. Você sabe como alinhar seus contratos de gestão de terceiros às melhores práticas de governança e ESG?

Implementar práticas ESG na gestão de terceiros envolve:


- Ambiental: Garantir que fornecedores adotem práticas sustentáveis, como redução de emissões e uso eficiente de recursos.
- Social: Promover diversidade e condições de trabalho justas entre os parceiros.
- Governança: Assegurar que todos os contratos estejam alinhados com as políticas de conformidade e transparência.

Nossas soluções de Gestão de Terceiros vão além do básico, ajudando você a alinhar seus contratos com as melhores práticas de ESG e compliance.

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